Archive for the ‘จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย’ Category

การสัมมนาประชาพิจารณ์คู่มือกำหนดอายุการเก็บเอกสารและสื่อโสตทัศน์

ของสถานีวิทยุกระจายเสียงแห่งประเทศไทย

       ศราวุฒิ  วัชระปันตี
                                                                           รมย์  ธนูเทพ

          กรมประชาสัมพันธ์ ได้จัดการสัมมนาเรื่อง ประชาพิจารณ์คู่มือกำหนดอายุการเก็บเอกสารและสื่อโสตทัศน์ของสถานีวิทยุกระจายเสียงแห่งประเทศไทย โดยมีการสัมมนาในหัวข้อ เก็บให้ได้ใช้ หาแล้วให้โดน  หอจดหมายเหตุ : คลังข้อมูลสำคัญของชาติ  และการจัดทำคู่มือกำหนดการเอกสารและสื่อโสตทัศน์และเอกสารเกี่ยวเนื่องของ สวท. และ สทท.

          ในการสัมมนาหัวข้อ  “เก็บให้ได้ใช้ หาแล้วให้โดน”  คุณชูศักดิ์ วรพิทักษ์ ได้ให้แนวความคิดในการจัดเก็บสื่อโสตทัศน์ประเภทภาพไว้ว่า ควรเก็บและทำการสำรองไฟล์ ใส่แผ่น DVD  เพื่อป้องกันไวรัส 2 แผ่น แต่มีอายุการใช้งานประมาณ 5 ปี และควรสำรองข้อมูลใน  Hard Disk นอกจากนี้แล้วในต่างประเทศ ห้องเก็บรักษาฟิล์มและภาพ มีการควบคุมอุณหภูมิอยู่ที่ 4  องศาเซลเซียสและความชื้นสัมพัทธ์ 50% จึงสามารถเก็บรักษาภาพได้ระยะเวลายาวนานประมาณ 1,400 ปี ถ้าควบคุมอุณหภูมิอยู่ที่ 20 องศาเซลเซียส จะสามารถเก็บรักษาภาพถ่ายได้เพียง  7 ปี  

          คุณขจรศักดิ์ สงมูลนาค และคุณประชา พิศุทธิ์ฤทธิ์  จากสถานีโทรทัศน์สีกองทัพบกช่อง 7 ได้สรุปขั้นตอนจัดการเก็บแถบบันทึกภาพ (VDO) ว่าควรบันทึกรายละเอียดของแถบบันทึกภาพตามที่ปรากฏ และจำแนกออกตามวันเดือนปี และใส่ในกล่องเอาไว้ แยกแต่ละเรื่อง หลังจากนั้นทำการแปลงไฟล์ลงเซิฟเวอร์  และจัดเก็บแถบบันทึกภาพต้นฉบับ หากเซิฟเวอร์เกิดขัดข้องผู้ให้บริการสามารถนำแถบบันทึกภาพต้นฉบับออกให้บริการได้

           การสัมมนาเรื่อง หอจดหมายเหตุ : คลังข้อมูลสำคัญของชาติ โดย น.ส. กรพินธุ์ ทวีตา สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้กล่าวถึงคุณค่าของเอกสารจดหมายเหตุ ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ และขั้นตอนการดำเนินงานจดหมายเหตุไว้ดังนี้
           1. คุณค่าของเอกสาร จดหมายเหตุ
                -  เป็นหลักฐานการบริหารงาน
                -  เป็นหลักฐานทางกฎหมาย
                -  เป็นหลักฐานด้านการเงิน
                -  เป็นหลักฐานทางด้านวิชาการ ประวัติศาสตร์
           2. คุณค่าต่อข้าราชการ
                -  เป็นหลักฐานแสดงผลงานสิทธิประโยชน์
           3. คุณค่าต่อประชาชน
                -  เป็นหลักฐานคุ้มครองสิทธิประโยชน์

          ประเภทของเอกสารจดหมายเหตุ
          1. ลายลักษณ์ เช่น ใบบอก สารตรา
          2. โสตทัศนจดหมายเหตุ เช่น ฟิลม์ บัตรอวยพร แถบบันทึกภาพ
          3. แผนที่ แผนผัง แบบแปลน
          4. วัสดุอิเล็กทรอนิกส์ เช่น วีซีดี ดีวีดี

           ในการจัดทำคู่มือกำหนดการเอกสารและสื่อโสตทัศน์และเอกสารเกี่ยวเนื่องของ สวท. และ สทท. นั้นทางพิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุกรมประชาสัมพันธ์ ได้แบ่งหัวเรื่องของการจัดเก็บเอกสารออกเป็น 8 ประเภทดังนี้
          1. ผังรายการ
          2. รายการ
          3. ถ่ายทอดสด
          4. ข่าว
          5. สปอต
          6. stock shot
          7. บันทึกรายการวิทยุและโทรทัศน์ประจำวัน
          8. รายงานการออกอากาศ
          9. ประเมินผลรายการ / การรายงานผล

          นอกจากนี้แล้วยังได้มีการร่างแนวทางการส่งมอบเอกสารจากสถานีวิทยุแห่งประเทศไทย และสถานีโทรทัศน์แห่งประเทศไทย กรมประชาสัมพันธ์ มายังพิพิธภัณฑ์และหอจดหมายเหตุกรมประชาสัมพันธ์และวิธีปฏิบัติในการทำลายสื่อโสตทัศน์และเอกสารเกี่ยวเนื่องเพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ของกรมประชาสัมพันธ์ต่อไป

หมายเหตุ : จากการสัมมนาประชาพิจารณ์คู่มือกำหนดอายุการเก็บเอกสารและสื่อโสตทัศน์ของสถานีวิทยุกระจายเสียงแห่งประเทศไทยและสถานีวิทยุโทรทัศน์แห่งประเทศไทย กรมประชาสัมพันธ์  วันที่ 8-9 กรกฎาคม 2553 ณ ห้องอเนกประสงค์ 3  อาคารหอประชุม กปส.  มีผู้เข้าร่วมประชุม ดังนี้  นายศราวุฒิ  วัชระปันตี  และนายรมย์  ธนูเทพ

           การบรรยาย เรื่อง “แนวคิดของการพัฒนางานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย”  วิทยากรท่านแรก คือ อาจารย์วนิดา  จันทนทัศน์ กรรมการโครงการหอจดหมายเหตุธรรมศาสตร์ มหาวิทยาลัยธรรมศาสตร์  ได้กล่าวถึงหอสมุด อาจารย์ป๋วย อึ้งภากรณ์  ตัวอย่างเอกสาร การจัดทำตารางอายุเอกสาร โดยเชิญหน่วยงานทุกหน่วยงานในมหาวิทยาลัยรวบรวมเอกสาร ของหน่วยงานมาจัดหมวดหมู่  จัดทำตาราง จัดประชุมคณะกรรมการหอจดหมายเหตุและหน่วยงานต่างๆร่วมกัน พิจารณาวงจรชีวิตของเอกสารนำเสนอเอกสารจดหมายเหตุบุคคล อาจารย์ป๋วย อึ้งภากรณ์ อาจารย์ปรีดี พนมยงค์  อาจารย์สัญญา ธรรมศักดิ์ การอนุรักษ์กระดาษสา โดยการอบให้ความร้อนฆ่าเชื้อราและการบริการและการเผยแพร่ให้อยู่ในรูปแบบ นิทรรศการถาวร การให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ สิ่งพิมพ์เผยแพร่ การจัดทำสื่ออิเล็กทรอนิกส์เป็นต้น การดำเนินงานลักษณะ 4 ส ได้แก่ แสวงหา สงวนรักษา สื่อสารประชาสัมพันธ์ สร้างเสริมความรู้สู่สังคม

          สำหรับวิทยากรท่านที่สอง คือ อาจารย์พิบูลศิลป์ วัฑฒนะพงศ์ ผู้อำนวยการหอจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย เกษตรศาสตร์ ได้เน้นถึง  การสร้างความเข้าใจให้กับบุคลากรในหน่วยงานเกี่ยวกับงานหอจดหมายเหตุ มีโครงสร้างองค์กรบุคลากรชัดเจน มีความแตกต่างความเหมือนหอจดหมายเหตุ  หอประวัติและพิพิธภัณฑ์ มีการกำหนดตารางเอกสาร การเรียนรู้และแบ่งปันประสบการณ์   บันทึกเรื่องราวบุคคลบอกเล่าเรื่องราวในอดีต มีฐานข้อมูลที่สำคัญ ส่งเสริมศึกษาดูงาน  เผยแพร่ประชาสัมพันธ์ จากรายงานประจำปี แผ่นพับ ข่าวสารและนิทรรศการ

          ส่วนวิทยากรท่านสุดท้าย คือ  อาจารย์เบญจา รุ่งเรืองศิลป์ บรรณารักษ์ สถาบันวิทยบริการ  จุฬาลง- กรณ์มหาวิทยาลัย กล่าวถึง ห้องหนังสือหายาก การเก็บฟิล์มรูปถ่ายใช้โค้ดร่วมกันกับรูปที่อัดไว้เรียงแฟ้มให้รหัสหมายเลข การแสดงวัสดุจดหมายเหตุ สิ่งของ จัดนิทรรศการเอกสารเก่า เรื่องราวประวัติ

หมายเหตุ :  สรุปจากการสัมมนาความร่วมมือทางวิชาการระหว่างหอสมุดและคลังความรู้ มหาวิทยาลัย มหิดล และศูนย์บริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี สำนักงานพัฒนาวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีแห่งชาติ  (หัวข้อ : แนวคิดของการพัฒนางานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัย)  วันพุธที่ 5 สิงหาคม 2552 ณ ห้องโถง ชั้น 1 อาคารหอสมุดและคลังความรู้  มหาวิทยาลัยมหิดล  ศาลายา จังหวัดนครปฐม  ผู้ร่วมสัมมนา นายณัฐสิทธิ์ พุฒิวิสารทภาคย์  นางจันทร์ฉาย วีระชาติ และนางสาวชูชีพ มามาก