สรุปการฝึกอบรมประสบการณ์วิชาชีพด้านหอจดหมายเหตุ ณ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ

สรุปการฝึกอบรมประสบการณ์วิชาชีพด้านหอจดหมายเหตุ
ณ หอจดหมายเหตุแห่งชาติ 
วันที่ 2 กรกฎาคม -29 สิงหาคม 2555

                                                                                                                                                                 นายรมย์ ธนูเทพ  
นายชัยวุฒิ บุตตัสสะ

ฝึกอบรมด้านการบริหารเอกสาร (2-3 ก.ค.2555) 

การพิจารณาบัญชีเอกสารขอทำลาย 

          หน่วยงานราชการส่งบัญชีขอทำลายเอกสารมาให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติพิจารณาก่อน หอจดหมายเหตุแห่งชาติเห็นว่าเรื่องใดมีคุณค่าก็จะขอสงวนเก็บเอกสารไว้ ส่วนเอกสารที่ไม่มีคุณค่าก็จะให้หน่วยงานทำลาย การส่งมอบเอกสารจะมีบัญชีในการส่งมอบเอกสาร สำหรับเซ็นรับและตอบกลับ และเมื่อได้รับเอกสารที่ขอสงวนแล้วจะมีขั้นตอนในการดำเนินการดังนี้         - ตรวจสอบเนื้อหาให้ครบตามบัญชี มัดเอกสารและเขียนใบปะหน้าโดยแยกแต่ละสี  จากนั้นนำเข้าเครื่องอบก๊าซไนโตรเจน 24 ชั่วโมง ทิ้งไว้ 7 วัน เพื่อฆ่าแมลงที่มากับเอกสาร และเก็บเข้าคลังเอกสาร
         - ทำการประเมินเอกสารปีละ 2 ชุด  
         1.) เอกสารส่วนราชการ  
         2.) เอกสารส่วนบุคคล
         ตั้งคณะกรรมการประเมิน ซึ่งกลุ่มงานเอกสารจะทำสาระสังเขป เพื่อให้คณะกรรมการประเมินพิจารณาว่าจะเก็บหรือไม่ และทำลายเพราะอะไร โดยจะเชิญเจ้าของเอกสารและนักวิชาการที่มีความรู้เฉพาะด้าน เช่น นักกฎหมาย นักประวัติศาสตร์ฯลฯ เข้าร่วมพิจารณาในการประเมินด้วย
         การรับฝากเอกสาร จะรับฝากเอกสารที่มีคุณค่า โดยเจ้าของเอกสารจะเป็นคนกำหนดระยะเวลาในการฝากเอกสาร เมื่อครบตามกำหนดเวลาที่ฝากเอกสารแล้วต้องส่งมอบเอกสารนั้นให้หอจดหมายเหตุแห่งชาติเพื่อเก็บเอกสาร

  

                                   เอกสารรอการประเมิน                             

 

เอกสารที่รับมอบ

การอบรมงานเอกสารสำคัญ (4, 9-11, 16-18,23-25, 30-31 ก.ค. 2555)

         การฝึกอบรมงานเอกสารสำคัญเป็นการจัดหมวดหมู่เอกสารโดยมีลำดับขั้นตอนในการปฏิบัติดังนี้
         -การศึกษาโครงสร้างหน่วยงาน
         -การจัดหมวดหมู่เอกสาร
         -การเย็บปึกและทำปกเอกสาร
         -การจัดเก็บเอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ

1. การศึกษาโครงสร้างหน่วยงาน
         ซึ่งในการฝึกอบรมได้ใช้โครงสร้างของ มธบ.เป็นกรณีศึกษา โดยสามารถกำหนดรหัสประจำกลุ่มคือ
         มหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์  – มธบ
            มธบ  1. สำนักอธิการบดี
                      2. สำนักบริหาร
                      3.  สำนักการเงินและทรัพย์สิน
             มธบ   1.1  แผนกเลขานุการ
 
                       1.2  แผนกประเมินผลการปฎิบัติงาน
 
                       1.3  แผนกตรวจสอบภายใน                            

         เช่น รหัส มธบ.   คือ  การจัดเอกสารมหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์  ครั้งที่ 1
         รหัส (2) มธบ.   คือการจัดเอกสารของมหาวิทยาลัยธุรกิจบัณฑิตย์  ครั้งที่ 2

2. การจัดหมวดหมู่เอกสาร 
         เอกสารลายลักษณ์ เมื่อได้เอกสารที่ผ่านการประเมินแล้ว งานเอกสารสำคัญจะทำการสำรวจว่าเอกสารกลุ่มไหนบ้างที่ผู้ใช้มีความต้องการในการค้นคว้าและเอกสารมีปริมาณมากแล้ว ก็จะดำเนินการนำเอกสารมาจัดหมวดหมู่โดยจะศึกษาโครงสร้างของหน่วยงานเจ้าของเอกสารว่ามีการแบ่งโครงสร้างภายในหน่วยงานอย่างไร เพื่อใช้เป็นแนวทางในการจัดเอกสาร หัวเรื่องจะเกิดขึ้นได้ขึ้นอยู่กับภาระกิจของหน่วยงานนั้น เน้นถึงภารกิจของเจ้าของเอกสาร
         หัวใจของเอกสารจดหมายเหตุ คือ เอกสารต้นฉบับ เช่น ตัวร่าง พิมพ์ต้นฉบับ คู่สำเนาต้นฉบับ เก็บสิ่งที่ส่งมาด้วยเพื่อความสมบูรณ์ของเอกสาร
         เอกสารที่ไม่เก็บ เช่น หนังสือเวียน ฯ เป็นต้น เอกสารบางชุดเรียกให้เจ้าของเอกสารมาประเมินด้วย
         นำเอกสารที่ได้รับมอบจากหน่วยงานและส่วนบุคคล มาจัดแยกแบ่งตามโครงสร้างของส่วนราชการ ถ้าเป็นเอกสารส่วนบุคคลจะนำแยกออกเป็นกลุ่ม ประวัติส่วนตัว และภารกิจการทำงาน ผลงาน  หากเป็นเอกสารลับจะจัดแยกบัญชีเอกสารลับ
         เอกสารส่วนบุคคล จะใช้พยัญชนะ  สบ
         เลขประจำกลุ่มเอกสารส่วนบุคคล โดยใช้ตัวเลข  1 2 3 ….  เรียงตามลำดับการรับมอบ เช่น สบ. 1  

3. การเย็บปึกและทำปกเอกสาร 

         เมื่อเอกสารได้ผ่านขั้นตอนในการประเมินและการจัดเรียงหมวดหมู่ตามลำดับของเอกสาร เช่น เลขหน้า วัน/เดือน/ปี เอกสาร, จำนวนหน้า, จำนวนปึก, เมื่อตรวจสอบความถูกต้องเรียบร้อยของเอกสารแล้ว ก็จะทำการเย็บปึกเอกสารและทำปกเอกสารโดยมีขั้นตอนในการจัดทำดังนี้

         การเย็บปึกเอกสาร
         1. เย็บปึกเอกสารด้วยกระดาษเย็บมุม ก่อนเย็บเรียงมุมกระดาษด้านซ้ายเอกสารให้เสมอกัน           เอกสารปึกบางใช้ลวดเย็บกระดาษโดยใช้มุมสามเหลี่ยม
         2. เอกสารปึกหนา 100 แผ่นขึ้นไปแบ่งเอกสารออกเป็นปึกย่อยหนาประมาณ 50 แผ่น
         3. ลงหมายเหตุไว้บนปกเอกสาร (ใต้บรรทัดที่เขียนวันเดือนปี)ว่าเอกสารปึกนั้นๆแยกออกเป็น กี่ปึกย่อย
         4. เย็บปึกเอกสารที่ตัวอักษรเป็นแนวนอนให้เย็บ
         5. เอกสารอื่นๆที่ประกอบมาในปึกเอกสาร เช่น ภาพถ่าย หนังสือ  แผ่นพับ ที่ใส่ซองให้คงไว้ตามตำแหน่งเดิม

        การทำปกเอกสาร
         1. เย็บมุมซ้ายของเอกสาร
         2. จำนวนแผ่นเอกสารของแต่ละปึก ให้เขียนในวงเล็บก้ามปูมุมบนขวาของปกในระดับเดียวกับรหัสประจำกลุ่มเอกสาร ห่างจากขอบด้านขวา 1.5 นิ้ว
         3. เขียนชื่อเรื่องห่างจากขอบด้านล่างของปกวัดขึ้นมา 8 นิ้ว ชื่อเรื่องเป็นภาษาอังกฤษให้เขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดการบรรจุเอกสารลงแฟ้มเขียนรหัสเอกสารลงบนมุมฉากโดยให้เลขปึกเอกสารเลขคี่อยู่มุมซ้ายและเลขคู่อยู่มุมขวา ในกรณีของเอกสารปึกหนาให้เขียนข้อความกำกับบนแฟ้มฉากทุกปึกย่อยว่าเป็นปึกที่เท่าไหร่ ในจำนวนเอกสารกี่ปึก

 4. การจัดเก็บเอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ 

         เอกสารโสตทัศนจดหมายเหตุ ประเภทภาพถ่ายซึ่งแยกออกเป็น ภาพบุคล, เหตุการณ์, สถานที่ และภาพเบ็ดเตล็ด ซึ่งมีวิธีในการจัดเก็บโดยจะเขียนระบุรายละเอียดภาพและรหัสที่บริเวณด้านหลังภาพ และที่ซอง ด้วยดินสอ 6 B ถ้าเป็นภาพบุคคล นับเรียงจากซ้าย และตัดไมล่าร์ ให้มีขนาดใหญ่กว่าภาพแล้วจัดเก็บไว้ในซองเอกสารไร้กรด

       

         การกำหนดรหัสเอกสาร
         พยัญชนะอักษรย่อ แทนเอกสารแต่ละประเภท
เช่น        ภาพ – ภ.   ตัวอย่าง ภ สบ  คือ ภาพส่วนบุคคล
               
แผนที่ – ผ.
               ปฏิทิน – ปท.
               แถบบันทึกภาพ – ว.
               แถบบันทึกเสียง – ถ.

การฝึกอบรมงานอนุรักษ์เอกสาร (1, 6 – 8, 14 – 15 ส.ค. 2555)

         การซ่อมแซมเอกสาร 
         การคัดเลือกเอกสารเพื่อทำการ ซ่อมนั้นจะต้องพิจารณาสภาพของเอกสาร และ ประมาณการใช้ ควรซ่อม เอกสารที่ชำรุดเสียหายมากที่สุดก่อน หากมีเป็นจำนวนมากจะต้องพิจารณา ปริมาณการใช้ต่อไปว่า เอกสาร มีผู้ต้องการใช้
         ตรวจสอบความเป็นกรด  หยดน้ำกลั่นลงบนเอกสารที่ต้องการ วัดค่าความเป็นกรดโดยเปรียบเทียบกับสีบนกล่อง pH-paper จะได้ค่าความเป็นกรด ปกติซึ่งจะได้ค่า 6.5 ถือว่าไม่มีกรดมากไม่เป็นอันตรายต่อเอกสาร  ถ้าต่ำกว่าจะลดกรดทันที
         ตรวจตัวเขียนหรือหมึกพิมพ์ว่าเป็นหมึกที่ละลายน้ำได้หรือไม่ หากพบว่าหมึกละลาย น้ำต้อง ทาเคลือบตัวหนังสือก่อน
         ตรวจดูสภาพการชำรุดของเอกสารเช่นหัก ฉีดขาดเป็นรอย

          1. ลดกรด นำเอกสารแช่ในน้ำยาแมกนีเซียมไบคาร์บอเนตที่ผสมกับน้ำกลั่น

 

 

 

          2. นำเอกสารมาตากให้แห้ง

 

          3. จากนั้นเสริมความแข็งแรงด้วยกระดาษสา และซ่อมรอยที่ขาด โดยใช้เยื่อการดาษวางทาบและใช้พู่กันชุมน้ำกาววาดไปบนกระดาษตามรอยขาดให้มีขนาดเดียวกับรอยขาดวางซ้อนกันหลายๆ ชั้นให้ได้ความหนาเท่ากระดาษที่ซ่อม โดยใช้กาว methyl cellulose เป็นตัวประสาน  

 

          4.  นำเอกสารตากบนราว หรือชั้นให้พอหมาดๆ ใกล้แห้ง

 

 

          5. นำเอกสารที่ใกล้แห้งปิดด้วยกระดาษไขทั้งสองด้าน วางบนกระดาษซับสีขาว ใช้กระดาษซับปิดบนเอกสาร อีกครั้งหนึ่ง นำเข้าแท่นอัด ทิ้งไว้ 1 คืน ถ้ายังไม่แห้งเปลี่ยนกระดาษและอัดซ้ำอีก

 

 

          6.  เมื่อเอกสารเรียบแห้งสนิทดีแล้ว ใช้คัดเตอร์ตัดกระดาษสาส่วนที่เกินออกมาจากริมเอกสารทั้งสี่ด้าน โดยให้ เหลือกระดาษสาห่างออกมาจากริมเอกสารประมาณ 1-2 มม.

 

          7. เรียงลำดับก่อนหลังตามที่เขียนหมายเลขแผ่นไว้เย็บเข้าปึกตามแบบของเดิม

เครื่องมือและวัสดุที่ใช้ในการซ่อมเอกสาร
1. กระดาษสาชนิดบางมากๆ และปราศจากกรด
2. กระดาษเคลือบไข
3. กระดาษซับสีขาว
4. แปรงขนอ่อนสำหรับทากาว
5. ฟองน้ำ
6. ภาชนะใส่น้ำ
7. ขวดสเปรย์ สำหรับฉีดน้ำ
8. ภาชนะใส่กาว, กาว
9. น้ำกลั่น
10. พู่กันแบน
11. ปากคีบ
12. pH-paper (0-14)
13.ไม้บรรทัดเหล็ก
14. มีดคัตเตอร์
15. แผ่นรองตัด
16. ชั้นสแตนเลสสำหรับตากเอกสาร, ราวตากผ้าอะลูมิเนียม
17. แท่นสำหรับอัดเอกสาร
18. ดินสอ 2 B, 6 B

          สรุปการซ่อมแซมเอกสาร คือ การดำเนินการให้เอกสารกลับสู่สภาพเดิม เมื่อเอกสารเกิดการชำรุดเสื่อมสภาพจำเป็นต้องทำการซ่อมแซมให้กลับ สู่สภาพที่แข็งแรงทนทาน วัสดุที่ใช้ต้องไม่เป็นอันตรายกับเอกสาร หากมีการผิดพลาดเกิดขึ้นก็จะสามารถแก้ไขให้เอกสารกลับคืนสู่สภาพเดิมได้     
         
หอจดหมายเหตุแห่งชาติเลือกใช้กาว Methyl Cellulose เพราะไม่เกิดเชื้อรา ไม่เป็นอาหารของแมลงสามารถแก้ไขได้เมื่อต้องการจะเอากระดาษที่เสริมความแข็งแรงออก

การฝึกอบรมงานบันทึกเหตุการณ์ (20 – 22 ส.ค. 55)

          ในการฝึกปฏิบัติงานบันทึกเหตุการณ์ไม่ได้ออกฝึกปฏิบัติงานนอกสถานที่และบันทึกเหตุการณ์แต่ได้ศึกษาทฤษฎีดังนี้
         
การบันทึกเหตุการณ์ (Contemporary Records) การบันทึกเหตุการณ์คือ การวิจารณ์ กลั่นกรองข้อเท็จจริงเกี่ยวกับกระแสเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน เมื่อเหตุการณ์ใดได้รับการประเมินว่ามีคุณค่ามีความสำคัญ นักจดหมายเหตุจะได้ดำเนินการบันทึกภาพเหตุการณ์และจัดเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานเอกสารที่สำคัญของชาติ เพื่อเผยแพร่และให้บริการศึกษาค้นคว้าต่อไป
         
การบันทึกเหตุการณ์แบ่งโดยกระบวนการจัดทำได้ 2 ประเภท คือ
         
1. เอกสารประวัติศาสตร์ร่วมสมัยเป็นการบันทึกเหตุการณ์ด้วยการรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องหรือเชื่อมโยงกับกระแสเหตุการณ์สำคัญเฉพาะเรื่องนั้นๆ
         
2. ต้นฉบับบันทึกเหตุการณ์สำคัญและจดหมายเหตุ เป็นการบันทึกเหตุการณ์ด้วยการเรียบเรียงต้นฉบับเหตุการณ์สำคัญจากข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทุกประเภท เพื่อเป็นหลักฐานทางเอกสารทางประวัติศาสตร์
         
การบันทึกเหตุการณ์โดยการรวบรวมเอกสารจากสิ่งพิมพ์และหนังสือพิมพ์ทุกฉบับ จะทำการตัดเก็บข่าวซึ่งจะแบ่งออกเป็น 3 หมวดดังนี้
         
ก 1  - การเมืองการปกครอง
         ก 2  - เศรษฐกิจ
         ก 3  - สังคม

         การบันทึกเหตุการณ์สำคัญและจดหมายเหตุ เป็นการบันทึกเหตุการณ์ด้วยการเรียบเรียงต้นฉบับเหตุการณ์สำคัญจากข้อมูลเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดทุกประเภท เพื่อเป็นหลักฐานทางเอกสารทางประวัติศาสตร์

การฝึกอบรมงานบริการ (27 – 29 ส.ค. 2555)

         ห้องบริการค้นคว้าหอจดหมายเหตุแห่งชาติเปิดทำการตั้งแต่เวลา 08.30 น. ถึงเวลา 16.00 น. ทุกวัน เว้นวันอาทิตย์ วันหยุดนักขัตฤกษ์ และวันที่ 15-30 ธันวาคมของทุกปี ซึ่งเป็นระยะเวลาตรวจสอบเอกสารประจำปี โดยมีระเบียบในการเข้าใช้ดังนี้

การให้บริการผู้ใช้บริการ
- เขียนบัตรประจำตัวผู้ค้นคว้าบัตร
- ค้นคว้าจากบัตรรายการ, บัญชีช่วยค้น
- เขียนใบยืมเอกสาร
- หมายเลขเอกสาร
- ชื่อชุดหรือชื่อเรื่อง
- ชื่อผู้ยืม
- วันที่ยืม

ผู้ค้นคว้าที่ทำบัตรใหม่จะต้องกรอกแบบฟอร์ม
1. คำขอมีบัตรประจำตัวผู้ค้นคว้า
2. ใบขออนุญาตเข้าค้นคว้า
3. บัตรประจำตัวผู้ค้นคว้า ในกรณีทำบัตรประจำตัวถาวร ต้องใช้รูปถ่าย 2ใบ

การขอทำสำเนาเอกสาร
- ให้เขียนใบขอทำสำเนาเอกสาร
- ระบุจำนวนหน้า, ปึกที่

          การขออนุญาตนำสำเนาไปเผยแพร่ ต้องเขียนแบบฟอร์มขออนุญาตและระบุความประสงค์นำสำเนาไปเพื่อการศึกษาอ้างอิงและเผยแพร่และแจ้งแหล่งที่มาของภาพ ภาพรหัส…..และเรื่อง…….

Comments are closed.

สืบค้นข้อมูล
คลังเก็บ
หมวดหมู่
หัวข้อที่มีการอ่านมากสุด
2 CUL 3G Balanced Scorecard Boston Library Consortium California Digital Library Georgia Pines Hong Kong Central Library Hong Kong University of Science and Technology Library ISSN Lib 2.0 Lynn Scott Cochrane Nong Ping OhioLINK Pao Yue Kong Library The Hong Kong Polytechnic University Library University of Hong Kong Library WALAI AutoLib Web 2.0 กรุงเทพมหานคร การบริหารจัดการห้องสมุด การฝึกอบรม การพัฒนาสารสนเทศศาสตร์ การวัดผลงานเชิงดุลยภาพ การวิจัยสารสนเทศศาสตร์ การศึกษาสารสนเทศศาสตร์ การสื่อสาร การส่งเสริมการอ่าน จดหมายเหตุ จดหมายเหตุมหาวิทยาลัย จินดามณี นวัตกรรมห้องสมุด บุคลิกภาพ ระบบห้องสมุดโอเพนซอร์ส ศึกษาดูงานห้องสมุดฮ่องกง ศูนย์ความรู้ด้านการเกษตร มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ สถาบันวิทยบริการ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย สารเมลามีน หมู่บ้านวัฒนธรรมนองปิง หอจดหมายเหตุ ห้องสมุดกับการวิจัย ห้องสมุดกับการศึกษา ห้องสมุดในฮ่องกง เครือข่ายความร่วมมือของห้องสมุด เทคโนโลยีการสื่อสาร เลขมาตรฐานสากลประจำวารสาร
จดหมายข่าว
บล็อกอื่นๆ
ผู้ดูแลระบบ